Feedback geven

Feedback geven

feedback geven Feedback betekent letterlijk ‘terugkoppeling’ en is van oorsprong een begrip uit de meet- en regeltechniek. Hierbij is feedback een proces waarbij de uitkomst (output) van een bewerking (proces) wordt teruggevoerd (feedback) aan de invoer. Met behulp van een ‘feedbackloop’ worden processen beheerst. In een werkomgeving wordt feedback gebruikt om een ander in staat te stellen om zelf gewenst gedrag te gaan vertonen. Het doel van feedback is het bewustmaken van het effect van iemand anders gedrag, prestaties of houding op jou. Feedback geeft de ontvanger inzicht in zijn of haar houding of gedrag. Hiermee krijgt de ontvanger handvatten om zichzelf te verbeteren of te ontwikkelen.

Verschil tussen feedback en kritiek

Feedback is geen kritiek. Kritiek is vrijwel altijd negatief en feedback kan zowel positief als negatief zijn. Daarnaast is er nog een ander belangrijk verschil. Met het geven van kritiek spreek je een oordeel uit over de ander, of je dat nu bewust of onbewust (tussen de regels door) doet. Met feedback geven doe je dat niet, je geeft geen oordeel. Feedback gebruik je om negatief gedrag of een negatieve houding om te buigen in positief gedrag of een positieve houding. Hierbij beoordeel of veroordeel je de ander niet maar je vraagt om actie van de ander op grond van door jouw waargenomen feiten of gebeurtenissen. Kritiek gaat een stapje verder dan feedback geven. Met het geven van kritiek wil je dat iemand anders verandert. Met het geven van feedback wil je dat iemand anders bewust wordt van zijn gedrag en de uitwerking hiervan op jou en vervolgens zelf het gedrag aanpast. Tussen beide begrippen zit een verschil in intentie waarmee je de ander benadert. Bij kritiek is de intentie ‘jij moet veranderen’, bij het geven van feedback is de intentie ‘bewustwording van eigen gedrag’.

Voorwaarden voor feedback geven

feedback Het is in de praktijk vaak nog een hele kunst om goede feedback te geven. Aangezien bewustwording centraal staat bij het geven van feedback is het van belang om het gedrag of de houding zo concreet en specifiek als mogelijk te beschrijven. Als je feedback in algemene termen geeft sla je de plank behoorlijk mis. Als jij bijvoorbeeld tegen iemand zegt: “Jij hebt werkelijk nog nooit iets op tijd aangeleverd. ” ben je niet concreet (wat is ‘iets’ en wat is ‘op tijd’?) en daarnaast ook niet specifiek (‘nog nooit’). Beter zou zijn: “Ik heb gisteren het verslag van de vergadering van 5 april van je ontvangen, dat is een week later dan we hadden afgesproken.” Hiermee is de feedback concreet (‘een week te laat’) en specifiek (‘gisteren’ en ‘het verslag van de vergadering van 5 april’).

Hoe geef je goede feedback?

Goede feedback geven valt uiteen in zes stappen:

Stap 1: voorbereiding
Een goede voorbereiding is het halve werk, zeker als het gaat om het geven van feedback. Denk dus goed na over wat je wilt gaan zeggen: waar gaat het gesprek over en welke concrete feiten ga je hierbij noemen en welke zaken noem je niet? Hiermee voorkom je dat je jezelf in details verliest en allerlei minder relevante zaken er in gaat betrekken.

Stap 2: een gesprek plannen
Feedback geven doe je altijd in een gesprek, je moet de ander dus uitnodigen voor dit gesprek. Het is van belang dat de ander tijd heeft om hierover te praten en ook de tijd krijgt om te kunnen reageren op de feedback. Zorg er dus voor dat het gesprek gepland is en dat het gesprek niet in 5 minuten moet worden afgeraffeld.

Stap 3: kies voor de ik-vorm
De vorm waarin je feedback geeft is misschien nog wel belangrijker dan de boodschap die je wilt overbrengen. Het is bij feedback geven van groot belang dat je kiest voor de ik-vorm om de boodschap aan de ander over te brengen. Hiermee voorkom je dat de ander zich beschuldigd voelt, waardoor deze automatisch in de verdediging schiet. Dus niet: ‘Jij hebt nu voor de zoveelste keer….’ of ‘Iedereen weet dat …’ maar ‘Ik heb opgemerkt dat ….’.

Stap 4: de feiten en het gevoel
Als je feedback geeft, staat het gedrag van degene met wie je het gesprek hebt, centraal. Het is van belang dat je dit gedrag zo specifiek mogelijk en daarnaast ook zonder oordeel beschrijft. Je moet de feiten dus niet gaan interpreteren, waardoor er allerlei ruis in de communicatie ontstaat. Daarnaast is het van belang dat je de feiten zelf hebt waargenomen. Hiermee voorkom je dat het een welles-nietes gesprek wordt, waar niemand mee gebaat is. Als je het niet zelf hebt waargenomen ben je afhankelijk van een andere bron. Dan kan er al snel een discussie ontstaan over wie die bron is. Als je de feiten dan verteld hebt, dan is het tijd om het effect van het gedrag van de ander te beschrijven zonder dat je de ander beschuldigt. In de ik-vorm is dit ook makkelijker te realiseren dan in de jij-vorm. Jij bent immers ook degene die er last van heeft.

Stap 5: laat de ander reageren
Na het feedback geven is het tijd voor de ander om te reageren. Het is van belang hier voldoende ruimte voor te geven. Het gaat er om dat je actief luistert naar hetgeen de ander zegt zonder deze te onderbreken en daarnaast af en toe samenvat zonder hierbij te oordelen. Als je deze regels niet in acht neemt en als je de voorgaande stappen niet hebt doorlopen bestaat het gevaar dat de ander in een ‘vecht-of-vlucht’ modus terecht komt en dat is funest voor een goed gesprek.

Stap 6: zoek samen naar een oplossing
Als de ander heeft gereageerd dan is het vervolgens tijd om uit te leggen wat je uiteindelijk wilt bereiken, bijvoorbeeld door te zeggen: “Ik krijg het gevoel dat je dit project niet serieus neemt en ik zou het fijn vinden als we hiervoor samen een oplossing zouden kunnen vinden.” Aangezien feedback geven altijd in een gesprek plaatsvindt is het ook van belang om een samen naar een oplossing te zoeken. De ander moet zich ook gecommitteerd voelen aan deze oplossing en het gewenste gedrag gaan vertonen.

Oefenen
Tot slot is het verstandig om een aantal keer te oefenen voordat je het voor het eerst gaat feeback geven. Je zult merken dat het nog niet zo eenvoudig is om oordeelloos samen te vatten en je tot de feiten te beperken. Maar elke oefening baart kunst.

Meer informatie over feedback

Websites over feedback
Wikipedia
Leren.nl
360 graden feedback

Boeken over feedback geven
Feedback: commentaar geven en ontvangen | Marieta Koopmans
Feedback geven en ontvangen – basisvaardigheden voor zorg & welzijn | Marieta Koopmans
Feedback | Coen Dirkx
Kleintje feedback | Annemieke Nijman
De kick van feedback | Eeke Dijkstra
360 Graden Feedback | Onbekend
De Orka Award | Kenneth Blanchard

Menu